Ø     یک ممیزی زمان برای خود باشید

اگر می‌خواهید زمان بیشتری را حفظ کنید اولین قدم این است که بفهمید در حال حاضر زمان خود را کجا صرف می‌کنید.  برای یک هفته یک لیست از کارهایی که در طول هفته انجام می‌دهید و زمانی که برای انجام آن صرف می‌کنید تهیه کنید. سپس بررسی کنید که آیا کارهایی که برای انجام آن وقت صرف نموده‌اید بهترین نوع صرف وقت بوده‌اند؟

 در این حالت بسیاری از کارها حذف می‌شوند و بسیاری خارج از اولویت قرار می‌گیرند کارهایی را انتخاب کنید که شما را به هدفتان نزدیک می‌کند.

•      یک استاد برنامه ریزی باشید

مانند یک استاد برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف خود برنامه ریزی کنید. اهداف روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه تعین کنید اگر هیچ جهت یا برنامه‌ای برای روز یا هفته خود نداشته باشید به راحتی زمان خود را تلف خواهید کرد. اهداف کوتاه مدت یا سریع الوصول را برای شروع و برنامه‌های روزانه خود قرار دهید تا موفقیت در آنها برای شما ایجاد انگیزه کند.

•      زمان‌های تلف شده را با ارزش کنید

کارها را اولویت بندی کنید به جای اینکه در ده دقیقه زمان قبل از یک قرار ملاقات به کار مهمی بپردازید زمان‌های کوتاه تلف شده ( انتظار قبل قرار ملاقات، در صف بانک و...) را برای کارهای جزئی گذاشته و با این کار ذهن خود را آزاد کنید. با آزاد کردن ذهن خود تمرکز تان را روی فعالیت ‌های مهم بگذارید به طور مثال هنگامی که در ماشین سوار هستید تا به مقصد برسید ایمیل خود یا صفحات مجازی خود را چک کنید و یک زمان مفید و طولانی را برای انجام آن هدر ندهید.

•      به خود جایزه بدهید

هر شب قبل از خواب کارهای فردا را بنویسد و به ترتیب اولویت به آنها امتیاز دهید در پایان هفته در صورتی که به امتیاز نعیین شده رسیدید یک جایزه برای خود تعیین کنید جایزه می‌تواند به انتخاب شما باشد مثلا صرف غذا در رستوران مورد علاقه تان یا حتی یک ساعت خواب بیشتر.

رسیدن به امتیاز و حس برنده شدن به شما انگیزه بیشتری می‌دهد تا امتیاز بیشتری کسب کنید، با برنامه پیش بروید و زمان بیشتری را حفظ کنید.

• کامل نباشید

تلاش برای انجام کامل بودن، وقت زیادی را هدر می‌دهد و بهره‌وری را پایین می‌آورد. کمال‌گراها فکر می کنند که هیچ وقت هیچ چیز عالی نخواهد بود، بنابراین زمان زیادی را صرف اصلاح می‌کنند تا از کامل بودن یک پروژه اطمینان حاصل کنند.

از بهترین توانایی های خود برای شروع یک پروژه استفاده کنید، پروژه را در زمان تعیین شده بدون کمال‌گرایی به اتمام برسانید.

•      از اصل پارتو برای مدیریت زمان استفاده کنید

همه فعالیت‌ها در یک درجه اهمیت قرار ندارند از قانون پارتو یا هشتاد بیست برای اولویت بندی زمان و انرژی خود استفاده کنید. این قانون براین مفهوم اشاره دارد که هشتاد درصد نتایج از بیست درصد موضوعات حاصل می‌شود. با استفاده از اصل پارتو براین موضوع تمرکز کنید که چگونه می‌توانید با صرف انرژی کمتر نتیجه بهتری حاصل کنید اولویت بندی دقیق و حساب شده شما را به این هدف خواهد رساند.

•      با آزاد کردن زمان انرژی خود را افزایش دهید

به طور معمول از دست دادن زمان و استرس احساس ناخوشایندی را به همراه می‌آورد. این احساس مانع خلاقیت و بهره‌وری بالا می‌شود. برای بالا بردن بهره‌وری و جلوگیری از احساس سرخوردگی باید زمان بیشتری را خارج از فضای کاری به خود، روحیات و علائق خود اختصاص دهید با اولویت بندی و مدیریت زمان برای انجام کارها فرصت بیشتری در اختیار خواهید داشت تا به فعالیت‌های مورد علاقه تان خارج از کسب و کار بپردازید.

هفت مورد بیان شده تنها بخشی از روش‌های مدیریت زمان است اما با به کار بستن همین تعداد محدود از همین امروز می‌توانید تغییر قابل ملاحظه‌ای را در زندگی خود شاهد باشید .

در پایان سخن در باب زمان و کسب مهارت‌ها و ممارست‌هایی که لازم است به کار ببندیم تا فرصت زندگی را به درستی مدیریت کنیم و به اهداف خود برسیم بسیار زیاد است درانتها به یک شعر از سعدی گرانمایه شاعر عزیز کشورمان بسنده کرده که جان کلام در باب اهمیت حفظ زمان را به چه شیوایی بیان کرده است:

                  مکن عمر ضایع به افسوس و حیف                                که فرصت عزیز است و «الوقتُ سَیْف»         

چو ما را به غفلت شده روزگار                                       تو باری دمی چند فرصت شمار

منابع

Time management-a review by J. H. RICHARDS Assistant Manager, Training and Development Department  

۱۰ Reasons Why Time Management is Important

The Importance of Time Management: ۸ Ways It Matters